Pelestarian Arsip Dan Peningkatan Pelayanan Melalui Digitalisasi

Monumen Pers Nasional memiliki sekitar 1 juta exemplar bukti terbit media baik itu surat kabar maupun majalah dari berbagai daerah di seluruh Indonesia. Surat kabar yang masuk ini terlebih dahulu diinventarisasi dan diklasifikasikan yang selanjutnya diletakkan di ruang baca. Apabila media cetak itu telah melewati batas waktu tertentu atau telah lampau, kemudian disimpan di ruang khusus penyimpan arsip. Media cetak yang datang dari berbagai daerah di seluruh Indonesia ini menyebabkan koleksi media cetak semakin banyak serta ruang penyimpanan yang besar pula. Saat pengunjung membutuhkan informasi media cetak, petugas harus mencarinya diruang arsip . Hal ini menjadi kurang efisien dan merupakan kendala bagi petugas dalam pencarian arsip.

Seiring dengan perkembangan teknologi yang begitu pesat, bagian konservasi preservasi Monumen Pers Nasional memanfaatkan digitalisasi sebagai upaya untuk menyelamatkan koleksi media cetak. Digitalisasi merupakan proses alih media dari media cetak menjadi bentuk digital. Digitalisasi dianggap paling tepat sebagai upaya menyelamatkan koleksi media cetak dari sentuhan petugas dan para pengunjung. Dengan digitalisasi resiko kerusakan media cetak dapat diperkecil sehingga kelestarian koleksi tetap terjaga. Digitalisasi dalam prosesnya menggunakan peralatan yang terdiri dari komputer, software pendukung, kamera digital serta meja kerja.

digitalisasi2Proses digitalisasi yang dilakukan Monumen Pers Nasional melalui beberapa langkah. Langkah pertama adalah pemilihan arsip yang akan dilakukan digitalisasi. Pemilihan arsip didasarkan atas waktu/tahun arsip/ berdasarkan peristiwa-peristiwa menarik, syarat sejarah atau yang sedang trend di saat-saat tertentu. Langkah kedua adalah pemindahan. Tahapan pemindahan ini pertama kali dengan melakukan pemotretan media yang kemudian hasilnya di edit hingga mendapatkan hasil yang maksimal dan beritanya terlihat jelas. Langkah ketiga adalah penyimpanan file. Setelah diedit, file disimpan didalam folder kemudian dimasukkan dihardisk yang memiliki kapasitas besar. Selain itu file juga disimpan di DVD sehingga apabila terjadi kerusakan pada hardisk atau kehilangan data, masih bisa diselamatkan oleh DVD.

Monumen Pers Nasional menyediakan komputer touchscreen sebanyak 6 unit yg berada di ruang epaper. Ruang epaper terbuka bagi pengunjung untuk melihat hasil digitalisasi. Bukti terbit media yang berisi tentang informasi aktual yang syarat sejarah ini, kini dapat diakses melalui media elektronik. Dengan digitalisasi ini pengunjung dipermudah dalam pencarian informasi, dan petugas tinggal memberikan hasil printout kepada pengunjung. (Eti Kurniasih)